Trong môi trường văn phòng hiện nay, việc số hóa tài liệu và lưu trữ dữ liệu trên máy tính hoặc máy chủ nội bộ đã trở thành nhu cầu thiết yếu. Đối với các dòng máy photocopy màu Ricoh IM C2000, IM C3000, IM C3500, IM C4000, IM C5000, IM C5500 và IM C6000, tính năng Scan to Folder giúp người dùng quét tài liệu trực tiếp vào thư mục chia sẻ trên máy tính một cách nhanh chóng, hạn chế thất lạc dữ liệu và tiết kiệm thời gian xử lý công việc.
Tuy nhiên, nhiều người vẫn gặp khó khăn trong quá trình cài đặt do chưa nắm rõ cách chia sẻ thư mục, thiết lập quyền truy cập hoặc khai báo thông tin trên máy Ricoh. Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước cài đặt Scan to Folder từ A đến Z, giúp bạn dễ dàng thực hiện thành công trên Windows 10 và Windows 11 mà không cần đến kỹ thuật viên.
Bước 1 : Xem IP Máy Photocopy
Nhấn Home -> Settings (Cài đặt) -> Machine Futures -> Interface Settings -> Machine IPv4 Address (Xem IP dòng này)
Bước 2: Kiểm Tra Kết Nối Mạng Giữa Máy Photo và Máy Vi Tính
Windows + R -> nhập cmd -> ping 192.168.1.254 (ví dụ IP : 192.168.1.254)
Máy tính thông mạng với photocopy
Reply from 192.168.1.254: bytes=32 time=1ms TTL=255
Máy tính không thông mạng với máy photocopy
Destination host unreachable hoặc Request timed out
👉 Ghi chú: máy tính và máy photocopy phải thông mạng mới cài scan to folder được, nếu không thông hãy kiểm tra lại wifi, dây mạng có cắm vào máy photocopy có sáng đèn không.
Bước 3: Cài Scan To Folder Trên Window
1. Tạo user để cài scan
2. Tạo và chia sẽ thư mục
3. Tạo scan cho user trên web
1. Tạo User Để Cài Scan
1.1 Nhấn phím Window + R -> control userpasswords2 -> Enter
2.1 Tại Tab Users chọn Add...
3.1 Chọn Sign in without a Microsoft acount (not recomended)
4.1 Chọn Local account
5.1 Tại bảng Add a User : User name (testscan) : đặt tên và Password: mặt khẩu -> Next
6.1 Nhấn Finish
7.1 Nhấn OK
2. Tạo và chia sẽ thư mục
1.1 Click chuột phải ngoài màn hình Desktop -> New -> Folder -> Đặt tên thư mục là scan
2.1 Click chuột phải thư mục scan vừa tạo -> Properties
3.1 Tại bảng scan Properties chọn Sharing -> Share...
4.1 Tại bảng Nextwork access chon vào Textbox để thêm User
4.1.1 Chọn Everyone -> Add -> Read/Write
4.1.2 Chọn User scan -> Add -> Read/Write
4.1.3 Chọn Share
4.1.4 Chọn Done
5.1 Quay lại mục 3.1 chọn tab Sharing -> Advenced Sharing...
5.1.1 Tại bảng Advanced Sharing -> Check vào Share this folder -> Permissions
5.1.1.1 Tại bảng Permissions for scan:
- Group or user -> Everyone : mục Allow check tất cả Full control, Change, Read
- Group or user -> Add đẻ thêm user testscan và chọn full quyền sau đó lưu lại
6.1 Quay lại mục 3.1 chọn tab Nextwork and Sharing Center
- Private networks : on tất cả
- Public networks: on tất cả
- All networks: chỉ off Password protected sharing
7.1 Quay lại mục 3.1 tại mục Network Path copy đường dẫn để lại ví dụ \\lethanh\scan2
3. Tạo scan cho user trên web
- Mở trình duyệt Chorme lên nhập IP máy photocopy vào vi dụ IP 192.168.1.254 chọn login góc phải trên cùng để đăng nhập với user là admin (mặc định của máy) và password để trống.
- Sau khi đăng nhập xong chọn Device Management -> Address Book -> Add User -> Folder Destination
- Tại bảng Step1. Basic infomation: Đặt tên user của người sử dụng máy photocopy
- Tại bảng Step2.Folder Destination: Chọn SMB
+ Path: nhập đường dẫn vừa chia sẽ ở 7.1 (\\lethanh\scan2)
+ Login Username: nhập username vừa tạo ở 5.1
+ Login Password: nhập password vừa tạo ở 5.1
- Tại bảng Step3.Confirm Registration nhấn ok để kết thúc cài đặt
👉 Lưu Ý: Một số trường hợp sau khi cài xong mà không scan được vui lòng kiểm tra máy có cài chương trình duyệt virut không, nếu có hãy tắt và scan thử xem có bị chặn không.
Kết Luận
Như vậy, việc cài đặt Scan to Folder trên các dòng máy photocopy Ricoh IM C2000, IM C3000, IM C3500, IM C4000, IM C5000, IM C5500 và IM C6000 không quá phức tạp nếu thực hiện đúng theo từng bước hướng dẫn. Chỉ cần tạo tài khoản Windows, chia sẻ thư mục đúng quyền truy cập và khai báo chính xác thông tin trên máy photocopy, bạn có thể sử dụng tính năng Scan to Folder một cách ổn định và hiệu quả.
Đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp và văn phòng lựa chọn vì giúp lưu trữ tài liệu tập trung, dễ quản lý và tiết kiệm thời gian xử lý công việc hằng ngày. Sau khi cài đặt thành công, người dùng chỉ cần đặt tài liệu lên máy và thực hiện vài thao tác đơn giản là có thể nhận file scan trực tiếp trên máy tính mà không cần sử dụng USB hay gửi qua email.
Nếu trong quá trình cài đặt gặp lỗi không kết nối được thư mục chia sẻ, lỗi xác thực tài khoản hoặc không tìm thấy đường dẫn mạng, hãy kiểm tra lại kết nối giữa máy tính và máy photocopy, quyền chia sẻ thư mục cũng như thông tin đăng nhập đã khai báo. Trong hầu hết trường hợp, các lỗi này đều có thể khắc phục nhanh chóng khi cấu hình đúng theo hướng dẫn.
Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn tự cài đặt Scan to Folder thành công trên máy Ricoh IM Series và áp dụng hiệu quả trong công việc văn phòng hàng ngày. Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy lưu lại để tham khảo khi cần hoặc chia sẻ cho những người đang gặp khó khăn trong quá trình cài đặt chức năng scan.
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
1. Máy photocopy Ricoh báo quét thành công nhưng không thấy file trong thư mục là vì sao?
Nguyên nhân thường gặp là thư mục chia sẻ chưa được cấp quyền ghi (Write), ổ đĩa máy tính đã đầy hoặc file đang được phần mềm diệt virus kiểm tra. Hãy thử tạo một thư mục mới và scan lại để kiểm tra.
2. Có thể sử dụng một thư mục Scan chung cho nhiều nhân viên không?
Có. Bạn chỉ cần chia sẻ một thư mục dùng chung và cấp quyền cho các máy tính hoặc người dùng cần truy cập. Đây là cách được nhiều văn phòng áp dụng để quản lý tài liệu tập trung.
3. Sau khi đổi tên máy tính, Scan to Folder có bị ảnh hưởng không?
Có thể. Nếu đường dẫn Scan đang sử dụng tên máy tính (ví dụ: \\PC-VANPHONG\Scan) thì bạn cần cập nhật lại đường dẫn mới trên máy photocopy sau khi đổi tên máy.
4. Nên sử dụng tên máy tính hay địa chỉ IP khi cài Scan to Folder?
Sử dụng địa chỉ IP thường ổn định hơn vì không phụ thuộc vào việc phân giải tên máy trên mạng nội bộ. Ví dụ:
\\192.168.1.254\Scan
thường hoạt động ổn định hơn:
\\LETHANH-PC\Scan
5. Máy Ricoh có hỗ trợ scan vào ổ D hoặc ổ E không?
Có. Bạn có thể tạo thư mục chia sẻ tại bất kỳ ổ đĩa nào trên máy tính như D:\Scan hoặc E:\TaiLieu, miễn là thư mục được chia sẻ và cấp quyền truy cập đầy đủ.
6. Scan to Folder có hoạt động khi máy tính đang khóa màn hình không?
Có. Chức năng Scan to Folder vẫn hoạt động bình thường khi máy tính đang khóa màn hình, miễn là máy tính chưa tắt nguồn hoặc chưa ngắt kết nối mạng.
7. Vì sao máy photocopy yêu cầu Username và Password khi cài Scan?
Máy Ricoh cần xác thực quyền truy cập vào thư mục chia sẻ trên Windows để đảm bảo chỉ những người được cấp quyền mới có thể lưu tài liệu vào máy tính.
8. Có cần cài phần mềm Ricoh trên máy tính để sử dụng Scan to Folder không?
Không. Scan to Folder sử dụng giao thức SMB của Windows nên chỉ cần cấu hình thư mục chia sẻ đúng cách, không bắt buộc phải cài thêm phần mềm hỗ trợ.
9. Scan to Folder có lưu được file PDF nhiều trang không?
Có. Người dùng có thể lựa chọn định dạng PDF, PDF nén hoặc PDF nhiều trang trực tiếp trên màn hình máy photocopy trước khi thực hiện quét tài liệu.
10. Bao lâu nên kiểm tra lại thư mục Scan một lần?
Nếu văn phòng thường xuyên sử dụng chức năng scan, nên kiểm tra và dọn dẹp thư mục định kỳ để tránh đầy dung lượng ổ cứng, giúp việc lưu trữ và tìm kiếm tài liệu thuận tiện hơn.